Oplevering van je winkelruimte: zo voorkom je discussie en krijg je je waarborgsom terug

Bij het einde van een huurcontract denken veel ondernemers vooral aan de opzegging. De oplevering krijgt vaak minder aandacht. Toch gaat het juist daar vaak mis. De verhuurder vindt dat de ruimte niet in de juiste staat is, laat herstelwerk uitvoeren en trekt de kosten af van je waarborgsom. Met een goede voorbereiding voorkom je dat.

In welke staat moet je opleveren?

De wet is duidelijk. Je levert de winkelruimte op in de staat die is vastgelegd in de beschrijving bij het begin van de huur. Normale slijtage en veroudering hoef je niet te herstellen (artikel 7:224 BW). Is er bij de start geen beschrijving gemaakt, dan wordt ervan uitgegaan dat je de ruimte in goede staat hebt ontvangen. Je moet dan zelf aantonen dat gebreken er al waren.

Zoek daarom het proces-verbaal van oplevering of de foto's van de start van je huur op. Dat is je belangrijkste bewijs.

Wat doe je met je eigen verbouwingen?

De meeste winkeliers passen een pand aan: een nieuwe vloer, extra verlichting, een systeemplafond, een pashokje of een keuken. In de meeste huurovereenkomsten voor winkelruimte staat dat je bij vertrek alles wat je hebt veranderd of toegevoegd ongedaan moet maken. Dat geldt niet als de verhuurder schriftelijk heeft afgesproken dat iets mag blijven. Heb je zo'n afspraak niet, dan kan de verhuurder eisen dat je alles terugbrengt in de oude staat. Dat kan behoorlijk in de kosten lopen.

Een slimme oplossing is afspraken maken met de nieuwe huurder. Wil die je vloer, verlichting of inrichting overnemen, leg dat dan vast in een overeenkomst met jou, de nieuwe huurder en de verhuurder. Dan hoef jij niets te slopen en hoeft de nieuwe huurder minder te investeren. De verhuurder moet wel schriftelijk akkoord gaan. Anders blijft het risico bij jou liggen.

Checklist voor een soepele oplevering

• Vooropname plannen: vraag de verhuurder om een vooropname, een paar weken voor de oplevering. Je hoort dan wat er nog moet gebeuren en hebt tijd om het te regelen.
• Herstellen en schoonmaken: repareer schade die je zelf hebt veroorzaakt, verwijder reclame en bestickering en lever de ruimte bezemschoon op.
• Proces-verbaal van oplevering: loop de ruimte samen met de verhuurder door, leg alles vast met foto's en teken samen het verslag.
• Sleutels en meterstanden: lever alle sleutels en passen in tegen een ontvangstbewijs en noteer de meterstanden.
• Abonnementen opzeggen: energie, internet, alarmopvolging, afvalcontainer en verzekeringen.
• Administratie: geef je adreswijziging door aan de KvK of schrijf je onderneming uit als je stopt.

Je waarborgsom of bankgarantie terugkrijgen

Bij winkelruimte is een waarborgsom of bankgarantie van ongeveer drie maanden huur gebruikelijk. De verhuurder mag daar openstaande huur, de eindafrekening van de servicekosten en herstelkosten voor schade waarvoor jij aansprakelijk bent, van aftrekken. Na de oplevering en de eindafrekening moet de rest terugbetaald worden.

Vraag na de oplevering schriftelijk om terugbetaling of om het vrijgeven van de bankgarantie. Hangt de terugbetaling af van de eindafrekening van de servicekosten, vraag dan wanneer die klaar is. Houdt de verhuurder een bedrag in, vraag dan om een specificatie met facturen. Met een getekend proces-verbaal van oplevering sta je sterk in een eventuele discussie.

Op tijd beginnen loont

De beste oplevering begint maanden van tevoren. Zodra je hebt opgezegd, kun je je pand al aanbieden aan nieuwe huurders. Hoe eerder er een opvolger is, hoe groter de kans dat die je inrichting overneemt en jij minder hoeft te herstellen. Lees ook hoe je je huurcontract correct opzegt en hoe je een realistische overnamesom bepaalt als je je hele zaak wilt overdragen.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen juridisch advies. Kijk voor de precieze afspraken altijd in je eigen huurovereenkomst en de algemene bepalingen.